ファイル共有のセキュリティ対策として日本の多くの企業で採用されてきた「PPAP」。パスワード付きZipファイルとそのパスワードを2通のメールに分けて送受信する方法ですが、セキュリティリスクが高く、今では多くの行政機関や企業で禁止になっています。
それに取って替わってきているのがクラウドストレージを使った共有方法です。ここでは、クラウドストレージとはそもそも何なのか、そのメリットや数あるクラウドストレージの中で自社に最適なサービスを選ぶポイントについて徹底検証します。
目次
クラウドストレージとは？
クラウドストレージを導入するメリット
クラウドストレージを容量無制限にするメリット
容量無制限は必要？データ容量の目安
容量無制限のクラウドストレージ4つの比較ポイント
容量無制限のクラウドストレージを利用する際の注意点
容量無制限クラウドストレージ4選
ユーザ数無制限で利用できるクラウドストレージ3選
ユーザ数無制限「使えるファイル箱」3つのポイント
使えるねっとが選ばれる2つの理由
FAQ
クラウドストレージとは？
クラウドストレージとは、インターネットでつながった場所（領域）にデータを保存する装置のことです。また、保存したファイルを共有することも可能です。
冒頭で言及したPPAPや社内サーバ経由で行われていたファイル共有にクラウドストレージを用いることで作業工数が減り、生産性が向上しました。
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クラウドストレージを導入するメリット
PPAPや社内サーバを使ったデータ共有方法と比較して、クラウドストレージを導入することにはどんなメリットがあるのでしょうか？以下、5つご紹介します。
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データを一元管理できる
PPAPやUSBを使ってファイルをそのたびに渡す方法はセキュリティリスクが高いだけでなく、共有する際に手間がかかります。この点クラウドストレージはデータを一括管理できるため、共有の工数を劇的に減らせます。
データの共有による業務効率化を実現できる
上述したようなデータの共有が実現すれば、事業所や工場など拠点が複数ある場合にクラウドストレージを利用することで業務効率が向上します。また、多くの企業がテレワークを導入することで従業員の働き場所も多種多様になっています。相手がオフィスであっても出先や出張先であっても、インターネットがつながり、端末（もちろんスマホなどの携帯端末でも大丈夫）さえあれば、データ共有が可能であり、業務効率が格段に向上します。
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サーバの管理に時間を割かずに済む
クラウドストレージを利用しない場合、社内サーバを使ってデータ共有することになりますが、専門知識を有するスタッフが運用・管理しなければなりません。そうするためには当然時間と費用がかかります。
それに対して、クラウドストレージを利用すれば運用は基本的に業者に任せられるので、コスト削減が可能です。
どこからでもアクセスできる
上述したようにクラウドストレージなら社内サーバと異なり、どこからでもアクセスできます。例えば、営業担当が顧客先で急遽資料が必要になった場合、クラウドストレージならファイルの大きさに関係なく、ワンクリックで共有できます。
バックアップが自動で生成される
多くのクラウドストレージサービスは保管したデータを自動的にバックアップしてくれます。そのため、うっかり上書きしてしまったファイルの復元も可能です。
ただ、注意したいのは、クラウドストレージはバックアップ目的のサービスではなく、あくまでもファイル共有のためだということ。例えば、自分にとってバックアップが必要な重要ファイルをクラウドストレージに保管しているつもりでも、誰か別の人が削除すればバックアップ対象から外れてしまいます。
バックアップは「保管場所」として別途確保することをおすすめいたします。
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クラウドストレージを容量無制限にするメリット
クラウドストレージを容量無制限するメリットは、サイズの大きなファイルやデータを大量に保存、バックアップできる点です。
どの企業もDXを進める中、ビッグデータの利活用が重要になっています。それに伴い、企業が保有するデータ量も年々増加しています。例えば、製造業や物流業では、IoTとAIを活用する事例が増えており、人が収集、保存するデータにとどまらず、IoT端末から得られるデータを加えるとその量は膨大になります。IDCによると、全世界で発生するデータ量は2025年には2016年のおよそ10倍になるともいわれているのです。
つまり、DXによって新たな価値を生み、競争優位性を保持しようとする企業にとって、大量のデータの保管は不可欠であり、そのためには容量無制限のクラウドストレージが効果的といえるでしょう。
参考：DIGITAL X 「2025年に全世界で発生するデータ量は163ゼッタバイトに、IDC調査」
容量無制限は必要？データ容量の目安
容量無制限のクラウドストレージは本当に必要なのでしょうか？
中小企業の中には、「容量無制限だとコストがかかるのでは？」「容量無制限のストレージが本当に必要なのか？」などと懸念している経営者、担当者の方も少なくないようです。ここでは、データ容量の目安について説明します。
写真のデータサイズの目安
写真のデータサイズの目安は以下の通りです。
・800万～2,000万画素のスマホカメラの場合：1枚3.6MB～24MB
・1,200万～1,800万画素のコンパクトデジカメの場合：1枚4.5MB～8MB
・1,200万～2,400万画素のデジカメの場合：1枚4.5MB～10MB
もし、画像データを1日100枚アップロードすると、1年で約3万6,000枚になります。1枚のデータが4.5MBであれば、年間162GBが画像データだけで必要になる計算です。
動画のデータサイズの目安
動画の容量はさらに大きく、10分のHD動画は1.8GBです。ちなみにフルHDであれば同じ1.8GBで時間は5分に、4K動画なら3分になります。
もし、3分の4K動画を1日1本アップロードすれば、年間657GBになります。動画制作会社や、メディアを扱う企業の場合、大容量のストレージが必要なことは明らかでしょう。
容量無制限のクラウドストレージ4つの比較ポイント
容量無制限のクラウドストレージを選ぶ際に注目したい4つの比較ポイントは以下の通りです。
・1度にアップできるデータ容量
・料金プラン
・セキュリティ対策の内容
・無料トライアル期間の有無
1つずつ説明します。
1. 1度にアップできるデータ容量
1つ目の比較ポイントは、1度にアップできるデータ容量です。
上述したように動画や画像ファイルを扱う場合、1つのファイル容量が大きいため、1度にアップできる容量が小さければ工数が増えてしまい、業務効率が低下してしまいます。できれば、1度にアップロードできる容量やファイル数に上限がないものを選びましょう。
2. 料金プラン
2つ目の比較ポイントは料金プランです。
クラウドストレージには主に「ユーザ課金型」と「プラン課金型（容量課金型）」の2つの料金体系があります。ユーザ課金型とは、各ユーザ1人ずつに課金される料金プランであり、プラン課金型とは、ストレージ容量に応じて課金される料金プランです。プラン課金型の中にも、ユーザ数に一定の制限があるものと、無制限のものがあります。
ユーザ課金型は、ユーザ1人あたりの料金がプラン課金型よりも抑えられている場合が多いため、利用ユーザが少なく、今後しばらくは従業員が大幅に増加する可能性が少ない場合はお得なプランといえるでしょう。
ただ、ユーザ課金型でスタートしたものの、業務規模の拡大とともにユーザを増やす必要が生じた場合、そのたびに追加IDやパスワードの管理の手間がかかります。また、大幅に増加した場合、1人あたりの金額にユーザ数を乗じることになるため、コストが急激に膨らむことも考えられます。他方、その分増えたストレージ容量を使い切れない可能性もあります。
それに対して、プラン課金型はコストをかけずに自由にユーザを追加できるため、従業員の増加に対応しやすく、取引先など外部にもアカウントを発行する敷居が低いといえます。また、社員入れ替え時などもアカウントを削除すれば事足りるため、管理者の業務簡素化にも役立ちます。結果的に多くのユーザで利用するようになれば、1人あたりのコストが低くなり、お得といえるでしょう。
もっとも容量課金型にもデメリットがあります。ユーザが少ない場合は1人あたりのコストはユーザ課金型に比べて割高になる可能性があります。
3. セキュリティ対策の内容
3つ目の比較ポイントはセキュリティ対策の内容です。
企業が管理するデータ容量が増大し、その重要性がますます高まっています。そのため、クラウドストレージサービスのセキュリティ対策の充実度は、比較ポイントの中で最重要といっても過言ではありません。
情報資産の重要度が増しているのに伴って、ランサムウェアなどのサイバー攻撃の頻度や悪質性も高まっています。もし、企業のセキュリティ対策が不十分で顧客リストや機密情報が流失してしまえば、取引先からの信頼を失いかねません。
セキュリティ対策は多岐に渡りますが、まずチェックしておきたいのが通信の暗号化です。例えば、WebブラウザとWebサーバ間の通信を暗号化するのに使われているのがSSL/TLSという通信手段です。また、悪意を持ったユーザがアクセスできないように、ユーザの真正性を確認するための多要素認証・2要素認証もチェックしておきたいところです。2要素認証とは、最初にパスワードなどで認証を行い、それを通過した場合に別の要素により認証を行うことを指します。
加えて、アカウントごとの動向をモニタリングできるように、管理者がログ監視できる機能も必要です。削除履歴やアップロード履歴、ログイン履歴などを確認できれば、何らかのセキュリティインシデントが発生した場合も、原因を見つけやすいでしょう。
4. 無料トライアル期間の有無
4つ目の比較ポイントは、無料トライアル期間の有無です。
現在、多くのサービスがUIをエクスプローラーに近づけており、直感的に使えるようにデザインされています。ただ、実際の操作性は使ってみないと分からないものです。無料トライアル期間があれば、オフィスで、外出先で、またテレワークをしているメンバーとの間でデータを共有する際の使いやすさを試してみて、フィードバックを集め、最終的に導入するかじっくり決められます。
参考：NTTコミュニケーションズ 「オンラインストレージの暗号化や多要素認証などセキュリティ向上のための機能」
容量無制限のクラウドストレージを利用する際の注意点
容量無制限のクラウドストレージを利用する際には以下の2点に注意しましょう。
・料金だけで判断しない
・容量無制限になる条件を確認しておく
料金だけで判断しない
容量無制限のクラウドストレージを利用する際の1つ目の注意点は、料金だけで判断しないことです。
どうしても料金が安ければお得だと考えてしまう傾向がありますが、機能面、セキュリティ面も含めて総合的に考慮しましょう。例えば、いくら料金が安くても、セキュリティ面で脆弱であれば、サイバー攻撃を受けやすくなり、情報流出につながるリスクが高くなります。結果的に損害賠償請求されることにでもなれば、長期的にみれば莫大な損失を被ってしまいます。そうなれば、まさに本末転倒でしょう。
容量無制限になる条件を確認しておく
容量無制限のクラウドストレージを利用する際の2つ目の注意点は、容量無制限になる条件を確認しておくことです。
具体的には、利用するユーザ数に条件があることが多いです。ほかにもサービスによって満たさなければならない条件があるため、契約前に確認しておきましょう。
容量無制限クラウドストレージ4選
※記載の月額はサービスにより契約期間（月払い、年払い）などの区分が異なります
ここでは、容量無制限のクラウドストレージのほか、ユーザ数無制限のクラウドストレージを紹介します。
1. Box Business
Box（ボックス）はアメリカのBox社が提供するクラウドストレージサービスです。日本でもさまざまな代理店を経由してサービスを展開しています。Boxには、法人向けに「Business」「Business Plus」「Enterprise」「Enterprise Plus」があり、Box Businessはもっともベーシックなプランといえるでしょう。
Microsoft Office、Microsoft Temas、Salesforce、Google Workspace、Slackなど1,500以上のアプリケーションと統合可能であり、ビジネスツールとして高い機能性を有しています。
セキュリティ面では、7段階のアクセス権制御で高度なセキュリティを実現。ユーザ一人ひとりに対して、閲覧、編集、ダウンロードの可否などを細かく設定できるため、トラブル回避にも有効です。
注意したいのはストレージは容量無制限ですが、Businessの場合、単一ファイルのアップロード容量上限が5GBであることです。また、最大ユーザ数は上限なしですが、最小ユーザ数が3人であることも覚えておきましょう。料金は年一括払いで、1ユーザ・月当たり1,881円（税込）です。
公式HP：Box
2. Dropbox Business
Dropbox Business（ドロップボックスビジネス）は、無料のクラウドストレージサービスDropboxの法人向けサービスです。
事業規模に合わせて「Plus」「Professional」「Standard」「Advanced」の4つのプランの中から選べます。最低利用ユーザ数や、ユーザ1人あたりの利用容量が異なります。以下の通りです。
・Plus：ユーザ1人、ユーザ1人あたり2TB
・Professional：ユーザ1人、ユーザ1人あたり3TB
・Standard：ユーザ3人以上、チーム全体で5TB
・Advanced：ユーザ3人以上、チーム全体で15TBから開始
他のビジネスソフトとの親和性も高く、Microsoft ExcelやPowerPointはブラウザから直接編集したり、数人で共同編集したりすることも可能です。また、ファイル検索機能がとても強力で、Plusを除くすべてのプランで全文検索機能を標準装備しています。他の人が作成したファイルも検索して見つけることが容易です。
セキュリティ面に関しては、データ送信時、受信時にSSL/TLS暗号化通信を採用しているため、盗聴による情報漏えいの心配を最小限にできます。また、データは暗号化されたブロックで保管されるため、万が一不正アクセスがあったとしても被害を最小限に抑えられます。
公式HP：Dropbox Business
3. Google Workspace
Google Drive（グーグルドライブ）は、多くの個人ユーザに利用されています。Googleアカウントがあれば、15GBまで無料です。
法人向けのサービスは「Google Workspace」と呼ばれており、「Business Starter」「Business Standard」「Business Plus」「Enterprise」の4つのプランがあります。「Business Starter」がユーザあたり30GB、「Business Standard」はユーザあたり2TB、「Business Plus」と「Enterprise」はユーザあたり5TBまで利用でき、「Enterprise」は追加リクエストが可能です。
Google Workspaceの強みは他のGoogleのサービスと連動できる点です。ドキュメントやスプレッドシート、スライドなどのビジネスソフトに加え、ビデオ会議システムであるMeetとも連携が容易です。そのため、テレワークを導入している企業など従業員の拠点がバラバラだとしても、チームでのスムーズな作業を可能にします。
セキュリティに関しては、2段階認証プロセス、エンドポイント管理、高度な保護機能プログラムを有しており、企業にとって重要な情報資産をしっかり保護します。
Enterpriseの料金はGoogleの下記サイトからお問い合わせ下さい。
公式HP：Google Workspace
4. Fleekdrive
Fleekdriveは、最低10ユーザから利用できる法人向けのクラウドストレージサービスです。プランは大きく「Team」「Business」「Enterprise」の3つに分かれています。主にストレージ容量が異なっており、容量無制限で利用できるのはEnterpriseです。Teamのストレージ容量は10GB×契約ユーザ数、Businessでは200GB×契約ユーザ数に設定されています。
クラウド上のOfficeファイルをシームレスに直接編集できるため、ローカルPCにファイルを保存する必要がありません。また、Officeファイルをはじめ、Adobeファイルもアプリを立ち上げなくても、ブラウザさえあれば手軽に閲覧可能。外出先などでスマホを使った資料チェックに便利です。
セキュリティに関しても万全の対策がなされています。ファイルをアップロードする際には自動でウイルスチェックを実行しますし、全てのファイルを暗号化します。また、あらかじめ決められたIPアドレスのみからのアクセスを許容する設定も可能。
さらに24時間体制で不穏なアクションをモニタリングし、何かあったら検出、自動で通知してくれます。加えて、ログインからログアウトまでの操作記録は5年間保管されるため、セキュリティインシデントが起きた場合は、原因追求も容易です。
公式HP：Fleekdrive
ユーザ数無制限で利用できるクラウドストレージ3選
※記載の金額はサービスにより条件が異なります
1. 使えるファイル箱
使えるねっとのクラウドストレージ「使えるファイル箱」の特徴はユーザ数無制限、従業員が増えても課金の必要は一切ありません。また、分かりやすいインターフェースのため、操作性に優れていると評判です。
また、グローバルに展開している企業にとっては言語の障壁も気になる点です。この点、使えるファイル箱は24か国語で利用できるため、生産拠点やクライアントが海外にいる場合でもビジネスのスピードを落とすことはありません。
容量は1TBのスタンダードプランと、3TBのアドバンスプランがあります。どちらのプランも1年契約では、業界初の初年度全額返金保証が付帯します。もちろん、ご希望に応じて無制限に容量の追加も可能です。
機能
・普段通りの操作で利用可能
・IDやパスワード管理の一元化
・共有リンクの作成
・モバイル端末との連携
・ユーザごとに権限設定
・999世代まで復元可能な世代管理
・スキャンしたデータを自動でアップロード
・他のアプリケーションからも直接保存可
・ブラウザ上でOfficeファイルを直接編集＆同時編集可
・共有フォルダへのアクセス権限の取り消し可
・発行したパブリックリンクの無効化が可能
セキュリティ
・AES256ビット暗号化
・2要素認証設定
・サーバ内シークレットキー対応
・ウェブ管理画面のSSL化
・ランサムウェア対策
・管理者権限で遠隔データを削除可能
・ISO認証データセンター（長野）
・指定のグローバルIPアドレス以外からのアクセスを制限（アドバンス）
・新しいデバイスでの初回アクセス時は認証された場合のみアクセス可（アドバンス）
・ダウンロード回数制限など、高度な共有リンク設定（アドバンス）
※2024年3月27日までキャンペーン実施中。
1年契約の新規申込で、初年度価格が10％オフ+契約期間1カ月延長。
公式HP：使えるファイル箱
2. Xserverドライブ
Xserverドライブは、ユーザ数無制限の法人向け高速クラウドストレージサービスです。ストレージ容量上限によって、プランは大きく「スモールビジネス」「ビジネス」「ビジネスプラス」「エンタープライズ」に分かれています。
ストレージはHDDとSDDを選択できますが、HDDであれば、スモールビジネスは1TB、ビジネスで2TB、ビジネスプラスなら4TBです。さらに契約期間を3ヶ月、6ヶ月、12ヶ月、24ヶ月、36ヶ月の中から選ぶことができ、契約期間が長ければ長いほど月額料金がお得になる料金体系です。
アップロードできる1ファイルあたりの上限はどのプランも同様に5GBで、スマホなどの携帯端末からもアクセスできるため、いつでもどこでもファイル共有が簡単です。また、部署やスタッフごとなど、柔軟に領域を変更して閲覧や共有、編集を制限できます。取引先へは面倒なユーザ登録をしてもらわなくても、URLを連絡するのみで情報共有可能です。
セキュリティ面も、ファイルの利用履歴やユーザの動きを常に把握する監視ログを備えているので、不審な動向や情報漏えいも許しません。
上記でご紹介しているプランの中からお好きなプランを選んで、10日間無料でお試しできるので、使い心地や操作性を確認してからの導入も可能です。
※上記費用に加えて、初期費用がかかります。
※2024年1月9日～4月8日までキャンペーン価格で提供中。
公式HP：Xserverドライブ
3. Fileforce
Fileforce（ファイルフォース）は、初期費用0円で始められる法人向けのクラウドストレージサービスです。プランは大きく「Small Business」「Unlimited」「Enterprise」の3つに分かれています。大きな違いはユーザ数です。Unlimitedのみがユーザ数無制限で使えるプランであり、Small Businessは10～50IDを想定、Enterpiseは10ID以上に対応しています。
Unlimetedはさらに「Unlimted-1」「Unlimted-3」「Unlimted-10」「Unlimted-30」の4つに分かれており、基本ストレージ容量がそれぞれ1TB、3TB、10TB、30TBに設定されています。
機能も充実しており、エクスプローラーからアクセスし、ファイルサーバのようにファイル保存・編集、閲覧が可能です。また、ファイルをダウンロードしなくても、Officeファイルは高速、高精度のプレビューによって確認できます。アップロードは1ファイル10GBまで可能で、オプションで20GBまで増やせます。
セキュリティ対策も充実しており、アクセス権限管理や管理者、ユーザの操作ログの確認ができます。また、ランサムウェア対策として、ファイルのバージョンは上書き保存されてから60日間は保管されているため、ファイルが暗号化されてしまっても、利用可能です。
公式HP：Fileforce
ユーザ数無制限「使えるファイル箱」3つのポイント
使えるねっとの「使えるファイル箱」は、いつでもどこでも、誰とでもつながるワークスタイルを実現する新しいクラウドストレージサービス。ユーザ数無制限で、ファイルの共有・編集・同期をどんなデバイスでも行えるのが特徴です。
1. ユーザ数無制限
他社サービスの大半は1ユーザ1ライセンス制を取っていますが、お得なビジネスプランはユーザ数にかかわらずひと月たったの21,230円（税込、1年契約の場合）から利用できます。加えて、容量もお得な1TBです。
たとえば100人で使えば月額1人210円程、300人では月額1人70円程度で済みます。法人向けプランはすべてユーザ数の制限がないので、急な増員などにも金額はそのままで柔軟に対応可能です。
2. 使い慣れたファイル構造でファイルを追加・編集・共有
使えるファイル箱は、ファイルサーバ型のクラウドストレージです。見慣れたフォルダ構造、使い慣れた操作方法のまま、クラウドのメリットを享受できます。ファイルの追加も編集も同期も、パソコンのエクスプローラーを操作するのとほとんど一緒。ファイルサイズの制限もないので、クラウドストレージにありがちな「容量が大きすぎてアップロードできない……！」といった事態も発生しません。
3. セキュアかつ簡単にファイルやバージョンを自由自在に復元
大容量・低価格のクラウドストレージは多々ありますが、大切なファイルを保存するにはそもそものセキュリティが非常に重要です。使えるファイル箱なら、外部のユーザやチームメンバーにファイルを送りたいときも、Webリンクを使用してたったの数クリックで簡単にシェアできます。共有用のWebリンクにはパスワードと有効期限を設定できるため、セキュリティ面も安心。共同作業用に共有フォルダを作成して、ユーザごとにフォルダのアクセス許可を制御することも可能です。
使えるねっとが選ばれる2つの理由
使えるねっとのクラウドサービスは、20年以上にわたって日本中のお客様からご利用いただいています。
1. クラウドストレージに最適なデータセンターのロケーション
使えるねっとのデータセンターがあるのは長野県。日本国内なので、海外にデータセンターがあるサービスよりも格段に速いスピードでデータにアクセスできるのが特徴です。さらに長野県は首都圏から離れ、比較的災害にも強いといわれているエリアなので、BCP対策としても非常に有効。まさにクラウドストレージにはベストな立地だといえるんです。
2. 充実のカスタマーサポート
使えるねっとのカスタマーセンターのスタッフは、全員自社専属のオペレーターです。専属スタッフならではの豊富な知識とノウハウで、お客様の課題解決を全力でお手伝いします。電話はもちろん、メールやチャットでのお問い合わせも受け付けているので、困ったときも安心です。
さらに大容量データのアップロードに便利なオプション「使えるファイル箱シャトル便」では、弊社が郵送したHDDにお客様のデータをコピーして宅急便でご返送いただけば、弊社側でお客様のファイル箱へアップロードを行います（1回/1TB 55,000円 追加1TB 11,000円）。
使えるファイル箱にご関心のある方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。無料トライアルのご希望もお待ちしております！
FAQ
（1）無料で使えるクラウドストレージの容量は大体どれくらい？
無料で使えるクラウドストレージの容量は大体10GB前後です。
例えば、Google Driveは15GBまで無料で使用できます。中には、100GBまで無料で利用できるクラウドストレージサービスもあるようです。ただ、法人が利用する場合は容量の問題以外にもセキュリティ面も心配なため、有料プランを選びましょう。
（2）容量無制限のクラウドストレージの仕組みは？
容量無制限のクラウドストレージサービスの多くは、「〇人以上」「〇ユーザ以上」というように、使用人数に制限が設けられています。そのため、容量無制限のクラウドストレージは個人向けではなく、法人向けであることが分かります。ただ、容量無制限でも使い切れなければ意味がないため、セキュリティ面も考慮して、自社に最適のサービスを選ぶことが大切です。
お電話でのお問い合わせはこちら：03-4590-8198
（営業時間：10:00-17:00）
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