各業界でオンプレミスに替わるオンラインストレージの導入が進んでいます。導入の際の手軽さやコスト、使いやすさなどが理由に挙げられますが、実際に導入してみて分かることもたくさんあります。「こんなはずじゃなかった…」、「オンプレミスの方が使いやすかった…」ということにならないよう、導入予定のオンラインストレージサービスについて熟知しておくことが大切です。
今回は使えるねっとの「使えるファイル箱」のよくある質問のうち、いくつかを取り上げてお答えしたいと思います。
目次
オンラインストレージとは？
よくある質問
「使えるファイル箱」
オンラインストレージとは？
まず改めてオンラインストレージとは何かについて簡単に触れておきましょう。
オンラインストレージ（クラウドストレージ）とは、インターネット上にデータを保存しておく記憶装置のことです。オンラインストレージと比較されるデータの保存手段としてオンプレミスが挙げられますが、こちらは自社内に情報システムを保有し、サーバを運用することを指します。
一般的にオンプレミスは自社のニーズに合わせてカスタマイズがしやすい一方、導入コストが高く、運用までに数週間から数カ月かかるといわれています。そのため、自社内に専門知識を持つ人材を確保する必要もあります。
これに対して、オンラインストレージは自社運用ではないため、オンプレミスほどのカスタマイズのしやすさはないものの、人的・時間的・経済的コストいずれにおいても優れているとされます。また、最近どの企業にとっても脅威となっているサイバー攻撃や頻発する災害によるデータ消失に備える点でもオンラインストレージは有利です。
ただ、こうしたメリット、デメリットはあくまでも一般的な比較であるため、自社がオンラインストレージを導入する場合、メリットを最大化し、デメリットを最小化できるサービスを選ぶことが非常に重要です。
オンラインストレージについて詳しく知りたい方はこちら
オンプレミスについて詳しく知りたい方はこちら
よくある質問
1. 一契約につき何人までユーザを作成できますか？
「使えるファイル箱」はユーザ数無制限です。つまり、人数に関わりなく全社員のアカウントを作成しても料金は一律で、必要に応じて取引先にもアカウントを自由に発行できます。
ユーザ数課金型のサービスの場合、アカウントを追加するたびに費用が発生しますし、増えた分の容量を十分使いきれない企業も多いようです。それに対して、ユーザ数無制限であれば、必要に応じて容量を追加することで費用を抑えることが可能です。
さらに、「使えるファイル箱」ではそれぞれのユーザタイプを「管理者」「内部」「外部」から自由に設定することができ、「書き込み」や「読み取り」についても状況に応じたユーザ権限を付与できます。このように社員一人ひとりにアカウントを持ってもらい、その上で細やかな設定を行うことで共有フォルダの活用の幅が格段に広がるのです。
2. アカウントを持っていないユーザにファイルを共有したり、編集してもらったりすることはできますか？
大容量ファイルをメールに添付する際はZIPファイルを作成するなどの手間がかかりますが、「使えるファイル箱」なら容量を気にすることなく簡単に共有リンクを作成し、それをメールやチャットに貼り付けることでファイルを共有することが可能です。もちろん、パスワードも簡単に設定できます。メールやチャットを受け取った相手はそのリンクをクリックすることでデータをダウンロードできるというわけです。
また、「使えるファイル箱」はユーザ数無制限のため、頻繁にやり取りをする外部ユーザであればアカウントを付与することも1つの選択肢です。アカウントを付与すれば共有はもちろん、編集も自由自在です。また、PPAP（パスワード付きZipメール）対策としても有効です。
3. 作成できるフォルダ数や、保存できるファイル数に制限がありますか？
ご契約容量の範囲内であれば、フォルダやファイルの数に制限はありません。「使えるファイル箱」のストレージ容量の基本設定は1TB、つまり1,000GBです。これはオフィスファイル（1ファイルあたり1MB）であれば約100万ファイル、1分程度の動画キャプチャ（1ファイルあたり10MB）であれば約10万ファイル収納できる大きさです。
容量比較についての詳細はこちらの記事をご覧ください。
4. アップロードするファイルの容量制限はありますか？
前項の質問同様、ご契約容量の範囲内であれば、個々のファイルごとの容量制限はありません。大容量のファイルもアップロードし、リンクをメールやチャットに添付することで共有が可能です。
5. スマートフォンでも利用できますか？
はい、できます。テレワーク導入が進み、スピードが重視されるビジネスシーンでは「オフィス以外のさまざまな場所から社内データにアクセスできるかどうか」は重要なポイントです。
「使えるファイル箱」はスマートフォンでも簡単にファイルを確認でき、アップロードやダウンロードも可能。製造や建設の現場からも本社と瞬時にデータを共有できます。
お使いの端末がiOSであればApp Storeから、AndroidであればGoogle play ストアから専用アプリ「RushFiles」をダウンロード、ログインすればすぐにスマホでも「使えるファイル箱」を利用できるようになります。
6. 各ユーザの使用履歴を確認できますか？
はい、できます。「使えるファイル箱」には管理者によるログ監視機能があり、各ユーザの削除履歴、アップロード履歴、ログイン履歴などの管理が可能です。
7. ブランドカラーに変更したり、ロゴを追加して使用したいのですが、カスタマイズはできますか？
はい、できます。近年、「ホワイトラベル」や「OEM（Original Equipment Manufacturing）」といった言葉を耳にすることも増えましたが、「使えるファイル箱」も自社ブランド化してお使いいただけます。
現在、使えるねっとは北海道から沖縄まで約150社のパートナー様と提携していますが、約9割は「使えるファイル箱」の自社ブランド化です。実際にお申込みいただきますと、約1カ月から1カ月半くらいでロゴやコーポレートカラーのカスタマイズを行った上で引渡しいたします。自社ブランド化された「使えるファイル箱」の価格設定や契約期間は、販売戦略にあわせて自由に決めていただけます。
8. 料金プランを教えてください。
スタンダードプランは容量の基本設定は1TB、ユーザ数無制限です。容量の追加はいつでも可能で、追加容量1TBで月単価8,580円（税込）です。料金プランは単月払いなら月単価25,080円（税込）ですが、一般的には年間での契約を選ばれるお客様がほとんどで、よりお得に利用していただけます。また1年契約には、初回契約期間中ならいつでも解約・返金申請できる全額返金保証が付帯します。
9. 日本語以外の言語でも使用できますか？
はい、使用できます。Web版ではログイン画面で使用言語の変更ができ、24ヶ国語の中から選択していただけます。
10.「使えるファイル箱」の排他制御について教えてください。
排他制御とは、複数のプロセスが同時に1つのデータに集中してアクセスすることを防止し、データの整合性を保つ仕組みのことです。
「使えるファイル箱」をエクスプローラー上で使用する場合、複数人が同一ファイルを開くことは可能で、入力も行えます。もし誰かが上書き保存した場合は、画面にポップアップの通知が出るため、他のユーザが同一ファイルにアクセスしていることが分かるようになっています。上書き保存そのものを防ぎたい場合は、ファイルをロックすることも可能です。
ちなみにWebブラウザから利用する場合は、同時編集を行えます。
11. オンプレミスから「使えるファイル箱」にデータを移行する作業の代行は可能ですか？
もちろん可能です。「シャトル便」をご利用いただき、お客様のデータを弊社が郵送したHDDにコピーしてからご返送いただければ、弊社側で直接お客様の「使えるファイル箱」にアップロードを行います。
シャトル便の利用料金は1回/1TBで55,000円（税込）、容量を追加する場合は1TBあたり11,000円（税込）です。
シャトル便の詳細はこちら＞＞
12.【番外編】「使えるファイル箱」のアドバンスプランに含まれる機能を具体的にいくつか教えてください。
「使えるファイル箱」
以上、「使えるファイル箱」に関するよくある質問を取り上げました。ただ自社の業務にフィットするのか、使い心地は実際に試してみないと分かりません。「使えるファイル箱」は14日間の無料トライアルも行っていますので、是非お気軽にお問い合わせください。
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使えるねっとでは、万全のサポート体制を設けてクラウドストレージサービスが社内に定着するお手伝いをさせていただきます。電話やメール、チャットのいずれでもお問い合わせ可能、サーバのトラブルなど緊急連絡は24時間受け付けていますので安心です。
「使えるファイル箱」の詳細はこちら＞＞
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（営業時間：10:00-17:00）
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