独立系ITコンサルティング・調査会社である株式会社ITRによると、ユーザー間ファイル転送市場の2023年度の売上金額は55億7,000万円（前年度比8.2％増）。同社の予想では2028年に市場規模が75億円に達するとされており、ファイル共有の重要性はこれからも増し続けます。
多様な働き方が実現するにつれ、社員が同じオフィスで働くとは限らず、データの受け渡しは今後もますますデジタル化していくことでしょう。これまではテキストファイルが中心だったのが、画像や映像ファイルをやりとりする機会も増えています。
今回は、ファイルの送り方をテーマに、メール添付とクラウドストレージのどちらが最適なのかを徹底比較します。
この記事のポイント
▶︎ メール添付の容量制限・セキュリティリスクを具体的なデータで解説
▶︎ 主要クラウドストレージサービスを容量・アップロード上限で比較
▶︎ メール添付 vs クラウドストレージの4軸比較と、中小企業向け推奨サービスを紹介
メール添付の基本と制限：意外と知らないルール
日常的に行っているメール添付によるファイルのやりとりですが、意外と知らないルールがあります。それは、メールに添付する適切なファイル容量があるということです。
メールに添付するファイルは2MBまで
一般的には、ビジネスマナーとしてメールに添付するファイルは2MBまでといわれています。その理由は受信する側に負担をかけないためです。
メールに添付したファイルは送信時にテキストデータに置き換えられる（エンコード）ため、実際のデータ容量の1.3〜1.5倍になります。つまり、2MBのテキストファイルであれば、相手のところに届く際には3MBになっているということです。
一般的な企業のメールサーバは送受信できるメール容量を10MBにしているところがほとんどですが、企業によっては容量制限が3MBというケースもあります。そのため、手元のファイルが2MBを超えてしまうと、受け取れない可能性があるのです。
また、出先でスマートフォンを使ってメールチェックする人も多いですが、容量が大きいメールだと受信に時間がかかってしまいます。
1通あたりの容量制限に加えて、メールボックスで保存できるデータ容量にも制限があります。メールボックスがいっぱいになれば、それ以上メールを受け取れなくなります。受信する側の負担を考えると、メールへの大容量ファイル添付は避け、できればサイズを2MB程度にしておくのがよいでしょう。
主要メールサービスの添付ファイル容量制限
企業のメールサーバに比べて、主要メールサービスの1通あたりの容量制限や保存できるデータ容量は大きめに設定されています。各サービスの制限は以下の通りです。
メールにファイルを添付する際の注意点とは？
メール添付によるファイルのやりとりにはセキュリティリスクも潜んでいます。メールに添付したファイルは宛先の数だけ複製されます。つまり、ファイルの中に収められている情報はその分だけ拡散するということです。
社内の複数の相手に送ったファイルがその後どのように管理されるかは知るすべもありません。悪意のある第三者に転送されるリスクも想定されます。
また、送信されたファイルは別の人によってさらに複製・編集される可能性があります。そうなると、どれが最新版なのか分からなくなり、正確な情報へのアクセスに余分な時間がかかってしまいます。
クラウドストレージを使ったファイル共有とは？
メール添付によるデータのやりとりの限界やセキュリティリスクを考慮すると、そろそろ新しいファイル共有方法にシフトする時期かもしれません。実際、多くの企業がメール添付からクラウドストレージサービスの導入に移行しています。
クラウドストレージの仕組みと使い方
クラウドストレージとは、クラウド上にストレージ（データを記録する媒体）を設置し、インターネットを通じてアクセスできる仕組みを指します。
クラウドストレージが登場する前、記録媒体はHDDやUSBメモリが一般的でした。しかし容量に限界があり、「いつでもどこでも」データにアクセスできることが重視される現代のビジネスシーンには徐々にそぐわないものとなっています。
クラウドストレージはインターネットを経由してファイルにアクセスするため、ネットワークさえつながれば、どこでも、どんな端末からでもデータにアクセスできます。
また、権限を持ったユーザーであれば直接ファイルを編集することもでき、メール添付の場合のように最新版を探す手間がかかりません。
クラウドストレージについてもっと詳しく知りたい方はこちら＞＞
代表的なクラウドストレージサービス
現在、さまざまなクラウドストレージサービスがあります。主要サービスの容量とアップロード上限は以下の通りです。
「使えるファイル箱」ならではの強み
・使い勝手の良さ
WindowsのエクスプローラーやMacのFinder内のネットワークドライブとして使用するため、いつもと変わらない感覚でファイルを簡単にやりとりできます。メール添付からの移行でも操作を新たに覚える必要はありません。
・セキュリティの高さ
国内にあるISO27001（ISMS）認定の自社データセンターにてデータを安全に管理。SSL通信とシークレットキーによる2重暗号化でデータを厳格に保護しています。ログは記録されるため、監査証跡にも役立てることができます。
・ユーザー数は無制限
企業の成長に合わせてユーザー数が増えても、料金は変わらずご利用いただけます。
メール添付 vs クラウドストレージ：メリット・デメリット比較
ここまで、メール添付とクラウドストレージのそれぞれの特徴を解説しました。4軸でまとめると以下の通りです。
比較項目① 容量制限
メール添付の場合は多くても数十MB、一般的には2MB程度に制限されます。クラウドストレージなら数GB、サービスによっては数十GBでも問題ありません。
比較項目② セキュリティ
メール添付の場合、相手先の数だけデータが複製されるので拡散リスクがあり、誤送信の心配も常に付きまといます。クラウドストレージなら、アップロードしたデータを削除することもでき、誰がアクセス・編集できるか権限設定が自由にできるため安心です。
クラウドストレージの安全性やリスク、おすすめのサービスについて知りたい方はこちら
比較項目③送信の手間
メール添付の場合は毎回ファイルを添付する作業が必要です。場合によってはファイル形式の変換やサイズ圧縮も必要になります。クラウドストレージなら、ファイルをアップロードして生成されたリンクをコピペするだけで完了します。
比較項目④受信者側の負担
メール添付の場合、受信者側は必ずダウンロードしなければファイルの中身を確認できません。クラウドストレージなら、ダウンロードなしでもプレビュー機能によって内容を簡単に確認することができます。
クラウドストレージ活用で解決できる課題
メール添付とクラウドストレージを比較することで見えてくるのは、ファイル共有方法としてクラウドストレージの活用が圧倒的に優位ということ。ここでは、クラウドストレージを活用することで具体的にどんな課題が解決できるのか、3つの点を取り上げます。
社内外のファイル共有がスムーズに
社員だけでなく社外のメンバーも加えたプロジェクトが立ち上がったとします。あるメンバーはリモートワーク、社外のメンバーはオフィスにいないとすれば、毎回メールの宛先を選び、ファイルを添付する作業を繰り返すのはストレスフルです。
クラウドストレージサービスを活用すれば、ワンクリックでファイルをアップロードし、共有すべき相手にリンクを送るだけで完了します。作業効率は格段にアップします。
セキュリティ対策の強化
クラウドストレージサービスでファイルを共有する際には、共有すべき相手にのみ権限を設定し、リンク送付もパスワード付きで行えます。情報拡散リスクはメール添付に比べて格段に低いといえます。
容量制限の心配なし
企業が取り扱うファイルはテキストファイルだけでなく、動画や画像ファイルなど大容量のものが多くなってきています。クラウドストレージサービスなら容量制限の心配なく、安心してファイルのやりとりができます。
「使えるファイル箱」でストレスフリーなファイル共有を
企業が抱える多くの課題を解決してくれるクラウドストレージサービス、その中でもおすすめは使えるねっとが提供する「使えるファイル箱」です。
簡単な操作で導入しやすい
中小企業の場合、これまで慣れ親しんできた方法を変えるのは難しい場合があります。この点、使えるファイル箱は普段と変わらない操作性のため、はじめての方でもすぐに使いこなすことができます。全社員への操作指導コストもかかりません。
法人向けのセキュリティ対策が充実
使えるファイル箱はランサムウェア対策も万全で、ログ監視のレポート作成機能も付いています。サーバのトラブルやハード障害などの緊急連絡を24時間受け付けているので、もしもの時も安心です。
無料トライアルで試せる
30日間無料トライアルが可能なので、社内全体で使い心地を試していただけます。ビジネスプランはユーザー数無制限で、月額23,200円〜。ユーザー数無制限なので、従業員がいくら増えても、外部アカウントを作成しても料金は定額。メール添付とは格段に異なる作業効率の高さと安心のセキュリティをぜひ体験してみてください。
FAQ
1. クラウドストレージを使うと、取引先がファイルを開けないことはありませんか？
パスワードやアクセス制限がなければ、取引先がファイルを開けないということはありません。また、「使えるファイル箱」はブラウザで開けるため、取引先が特別なソフトを用意する必要はありません。
2. メール添付とクラウドストレージ、どんな基準で使い分けるべき？
容量が小さいテキストファイルや宛先が複数ではない場合はメール添付、大容量ファイルや機密性の高いデータを送る場合、複数先と共有する場合にはクラウドストレージがおすすめです。
3. クラウドストレージのセキュリティが不安ですが、安全に使えますか？
「使えるファイル箱」では、アクセス制限やパスワード保護、ログ管理などのセキュリティ機能が充実しています。また、暗号化技術の中でも高い強度を誇る「AES256ビット暗号化」を採用しているため、安心してファイルを管理していただけます。
お電話でのお問い合わせはこちら：03-4590-8198
（営業時間：10:00-17:00）
使えるねっと株式会社 マーケティング担当
長野で自社データセンターを持つクラウドサービス会社にて、情報セキュリティ・クラウドインフラ・オフィスソリューションのマーケティングを担当。中小企業向けのIT活用・DX推進に関する情報を発信しています。
